审计发现招投标业务档案管理的问题与建议

招投标业务档案储存了大量不同行业、不同类型的招标项目资料，是招标投标活动的真实记载，系统地记载了招标投标全过程，是招标投标行为合法性的书面证据材料，也是招标投标管理工作不可缺少的重要组成部分，其完整性和真实性直接反映招标投标工作的质量，为行业监督、明确各方主体法律责任提供证明材料，为招投标管理机构内部业务监管工作提供依据。完善的招标业务档案能更深层次的体现档案资源的价值和作用，促进保护各方主体正当利益，防范法律风险。但笔者从多年开展政府投资项目审计中发现，招投标档案管理仍存在不规范现象，须健全防控机制，堵住招投标业务档案管理漏洞。

一、存在的主要问题

笔者在调查中发现，很多地方建设单位和招投标管理单位未能依据《档案法》《招投标法》和《政府采购货物和服务招标投标管理办法》相关规定妥善保管招投标业务档案，出现仅保存中标单位招投标资料、未中标单位和未通过审核单位的投标资料没有保存的情况，致使不能依据招投标资料查证、核实项目建设招标投标活动的真实、合法性，而此类问题属普遍现象。

调查走访中还了解到，未保存的招投标档案资料均未超过《中华人民共和国政府采购法》规定保管15年的年限，也未见档案销毁报批手续及档案销毁目录。

二、问题产生的原因

一是管理制度不完善。《招标投标法》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》《中华人民共和国政府采购法》等相关法规均没有对未中标档案资料是否保存作出明确规定，未中标档案资料招投标档案资料应当如何管理，责任主体的归属是谁，出现档案资料缺失问题应当给予怎样的责任追究没有具体的法规约束。

二是重要性认识不足。相关单位或称未中标单位的投标资料已退还，或称未中标档案资料不属于自己管理，普遍认为未中标单位的投标资料保存没有多大意义，可以不保存或者销毁，对招投标业务档案资料的重要性认识不足，对管理档案资料应负有的法律责任和义务意识淡薄。

三是硬件设施不配套。随着社会经济持续快速发展，固定资产投资越来越多，而投标人竞争越来越烈，招投标档案资料也随之增多，有的项目报名投标就达百余名，投标资料堆积如山。调查发现，很多地方的招投标管理机构档案室标准低、配置的档案管理设备不全，跟不上形势发展的需求，多数地方招标管理机构因为没有足够的档案室存放档案等硬件不配套问题，不得已将招投标档案归档内容进行了选择性保存，导致很多原始的纸质档案得不到有效的保护。

三、加强招投标档案管理的建议

招投标档案资料是为招投标人、招标代理机构、纪检监察、审计、司法机关等提供查询服务的，如：因招投标产生法律纠纷时，纪检监察、审计核查招投标过程是否公正、合法、合规时，如何证明招标活动或评标结果是否公正合法且不存在围标串标、内定中标人等现象，完整的招投标档案资料是最有力的证明材料，纪检监察、审计、司法机关等只有通过比对系统完整的招投标资料，才能得出公允的结论。

招投标业务档案资料管理是否规范，既反映了相关单位业务管理水平，也体现了招投标工作质量好坏。未中标人的档案资料不完整保存从小言之，是观念意识淡薄；但究其实质，是玩忽职守，有逃避监督、害怕监督之嫌。如何采取有力措施规范招投标档案资料管理、堵住漏洞，笔者认为，应当抓好下几个方面的工作：

一是细化标准内容，完善档案管理制度。各级政府要结合地方实际，按照《招标投标法》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》和《档案法》等与招标投标活动有关的法律法规的要求，建立完善招投标档案管理制度，把建设单位、招标代理机构或招投标管理机构作为责任主体，并明确规定档案管理各环节工作内容和标准，细化档案保管的内容、期限、法律责任等。

二是强化学习宣传，增强档案法治意识，形成领导重视管理并自觉遵守执行的工作氛围，以强烈的责任感做好招标业务档案的规范化管理工作，实现业务档案管理的标准化、规范化、系统化，并以此推动招标业务工作，提升工作质量，使招标档案真正实现保存历史、传承历史的目的。

三是加大硬件投入，保障档案规范管理。要加大对档案管理工作的资金投入，完善档案管理所需硬件设备，配备标准合格的档案室，要充分利用现代科技在档案管理中的作用，进一步完善档案管理在新时代、新形势下的工作环境和技术要求，这也是及时收集、有效整理信息的必备条件。

四是建立责任追究制度，严格追责问责。对违反招投标档案管理规定擅自销毁、不履行保管责任、义务等行为，在认真分析问题原因的基础上，坚持“一案双查”，深查细挖，揭露出产生问题的本质，再根据违规行为的情节严重程度，由县委县政府或者纪检监察机机关依法给予处分，并予通报；构成犯罪的，依法追究刑事责任。