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7种改进审计工作的措施

2019-02-27 15:15:35 来源:风控网 浏览:173
内容提要:这七项原则,以及国土安全部用来实施这些原则的方法,可以好地为其他寻求改善审计结果的组织提供参考。

 

这七项原则,以及国土安全部用来实施这些原则的方法,可以好地为其他寻求改善审计结果的组织提供参考。

1. 相信审计能让事情变得更好

这一基本原则要求审计人员和被审计人员相信他们所做的工作,并牢记这不仅仅是一份工作。审计人员和被审计人员必须尽其所能,坚信其努力的结果将为比他们本身更重要的事情增加价值。对于国土安全部的许多人来说,相信这一点就意味着他们知道,审计工作能够帮助国土安全部的项目运作更加有效,从而确保美国及其公民能够安全、有弹性地应对恐怖主义和其他危险。


审计和被审计组织的高层对成功地实现这一原则至关重要。例如,在被审计的组织中,高级领导必须展示其个人对所发生的审计工作的正确认识和积极兴趣。为了促进这一点,国土安全部使用由专业判断和补充经验设置的标准,将每项审计工作的优先级定为1、2或3。标准包括被审计人在项目或计划中的资金水平,以及潜在违反法律或监管要求的可能性。优先级为1的工作需由国土安全部秘书或副秘书注意;优先级为2的工作可由总部首长级领导进行监督,例如联邦紧急事务管理署署长;优先级为3的审计工作被认为不那么重要,可以在项目办公室级别进行监督。随着审计工作的逐日推进,其优先级可能会根据实际情况发生变化。

2. 理解并尊重审计的独立性

可以说,最重要的审计准则之一是美国公认的独立会计准则,它为审计工作的可信性奠定了基础。独立性确保出具的审计意见、结论、判断和建议是公正的。与审计组织和审计师相关的独立性要求——包括思想或行为的独立性意味着什么以及如何正确定义职业怀疑,可能很难理解。但当审计师不能完全理解什么是独立,什么不是独立时,问题会很严重。


在我30多年的职业生涯中,我见过审计师有意或无意地以滥用独立标准为手段,试图获得他们想要的任何东西,从而阻碍审计工作的成功。例如,一些审计人员告诉被审计人员,如果被审计人员没有立即提供他们需要的东西,或者让审计人员在他们希望的任何时候自由来去,那么被审计人员就是在损害审计独立性。这太过分了。国土安全部减轻对独立性的误解的一种方法是通过国土安全部管理部副部长主持的年度联合市政厅会议,由总检察长主持,审计人员、机构领导和项目官员参加。会议以问答形式提供了一个公开讨论诸如独立性等话题的机会,更重要的是,以此可以纠正误解。没有审计独立性,审计的价值就会大大降低;审计人员和被审计人员需要在什么是独立性以及为什么需要独立性方面保持同步的认知。

3.公开透明

与审计师合作时不应该有秘密。,实是最好的选择,即使不那么公开和透明在短期内似乎更为有利。确保在审计结束时没有意外,对确保审计结果的成功大有帮助。审计工作的生命周期可能很长,有时需要一年或更长的时间,从研究、公告到进入、实地考察再到总结、报告撰写、退出和管理响应,到最终报告的发表。在审计人员和被审计人员的整个审计工作中,存在着大量的机会出现错误。这可能涉及到审计人员想知道一些事情,例如内部控制系统的某个特定方面实际上是如何运作的,或者是被审计人员想知道一些事情,例如审计人员考虑将哪些发现和建议包括在最终报告中。


国土安全部指定一名执行层高级部门的问责官员(SCAO)负责每个部门和总部首长级的审计活动。SCAO支持并协助项目人员、审计人员和其他相关工作人员处理审计工作的所有方面问题,包括帮助解决可能危及与审计人员之间公开和透明关系的问题。例如,对于哪些敏感问题可与审计人员共享,SCAO需进行调解。

4. 积极回应

成功的审计结果需要参与审计工作的所有人员进行协作。积极回应意味着快速和有效的反应,通常可以反映出一个人有多在乎某件事。例如,审计人员和被审计人员如何响应彼此对信息的需求。


帮助确保成功的一种方法是为这些交涉设置明确的标准并严格遵守它们。国土安全部的高级部门领导人一直对全体工作人员,包括承包商,就与GAO和OIG的合作表达了明确的期望。为了最大限度地有效执行这一指导方针,简化审计人员与被审计人员的沟通,规定尽可能在最低组织一级处理审计问题,信任和赋予工作人员权力,只有在必要时才将问题提升到更高级的领导阶层。当然,这涉及到一定程度的风险,例如,有时审计人员对他们的问题没有得到最充分的答复。然而,国土安全部发现,考虑到为平衡风险而实施的其他控制对双方都有利,这种风险是可以接受的。

5. 积极参与

长期和持续的参与可能是困难的,特别是对被审计人员来说。因为审计工作需要耗费大量时间,并且这并不是他们日常职责的一部分。然而,如果被审计方认为审计工作有使一切向好的意义,他们将会对其给予适当的重视。审计人员应注意,与被审计方进行持续和有效的沟通最终会促进信息的流动和思想的交流。同时,审计人员还需考量,当被审计者的职责偶尔优先于审计工作时,响应性滞后的情况。


在审计工作的生命周期中,国土安全部与GAO和OIG合作的一种方式是通过标准化的技术评价流程,记录审计人员陈述的事实、发现和建议,以及讨论、报告、沟通和管理层的反馈,以帮助确保审计结果的成功。审计人员接受并考虑这些意见,在需要时寻求解释,并在他们认为合适的情况下对工作流程进行更改。这些意见并不会实质性地改变审计结论或建议,相反,它们旨在通过提高准确性的基础上提升工作质量,防止敏感信息的无意泄露,并尽量减少分歧。这一过程的结果是,国土安全部官员发现,一旦审计报告的叙述被公布并分发给美国国会和公众(包括媒体),他们很少会对其提出质疑。

6. 记录管理层对审计工作的详细回应

如果管理层的回应能够清楚地反映管理层对审计结果和建议的态度,明确将会采取的改进措施,并将这些措施责任到人,那么管理层的回应将有助于取得成功的结果。审计人员一般将管理部门的答复逐字记录在最后报告的附录中,然后在组织内外分发。编写详尽的管理层响应提供了一个机会,展示被审计人对审计工作的重视程度。此外,当审计人员对管理层回应进行评估和分析时,管理层响应同时也为分歧的解决提供了良好方式。


国土安全部要求对所有审计报告作出书面的管理层回应,反应必须:

清楚地陈述对每条建议的同意或不同意。不同意是可以接受的,只要包含了这样做的理由;

具体确定负责采取纠正措施的组织和办公室,如美国海关和边境保护局;

详细陈述为实施这些建议将采取的措施,包括如果项目官员认为其他措施会更有效,则提出替代纠正措施。这通常是根据已完成、正在进行或计划的工作来陈述的,确保合理处理每个建议的所有方面;

每项工作的最终完成日期可超过估计日期12个月。

7. 积极跟进建议执行情况

国土安全部及其审计人员将审计后续工作视为一项共同责任,这也是良好管理的组成部分。这一态度大大改善和促进了审计人员和被审计人员之间的互动情况。国土安全部高度重视对审计结果和建议采取的纠正措施,这对提高业务效率至关重要。这需要最高领导层的持续作为。例如,国土安全部副部长或管理部副部长每两个月与SCAOs会面,审查和讨论正在进行的审计工作、公开建议和相关绩效的状况。高级领导还会在这些会议之间收到各种定期审计状况报告,包括两周一次的优先级为1的事项报告。


如果国土安全部管理部门在审计响应中承诺采取行动,它将尽力及时履行该承诺。国土安全部还严格遵守一项惯例,即在未与审计人员达成一致意见之前,不屏蔽任何审计总署和OIG的审计建议。这为国会和公众增加了信心,他们相信国土安全部已经采取了适当的行动来实施这些建议,或者以其他方式解决任何分歧。

 

成功的审计结果并非偶然。参与各方必须相信审计能使事情变得更好,并注意坚持确保成功结果的其他六项原则。此外,审计人员和被审计单位有责任确保用于审计的资源为利益相关者提供积极的投资回报。


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