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“积少成多”—辅料采购中的内控陷阱

2019-04-06 10:40:47 来源:风控网 浏览:137
内容提要:“积少成多”—辅料采购中的内控陷阱
 

案例回顾


2006年2月,薛某来到常州某公司应聘,成为公司采购员,为公司下面的两个子公司采购生产原料。主要工作内容包括生产原料的价格洽谈、询价比价、签合同以及向公司财务申请付款。


按公司规定,同一种生产原料,薛某需要选择两三家供货商,并对其价格进行比对,并向报价最低的那家供货商购买。同时,规定子公司的采购需要总部的采购部进行监管,但在实际操作中,因采购量大、品种繁多,难以面面俱到,如薛某负责采购的生产辅料,公司领导往往无暇顾及,常会根据薛某的个人意见作为决策的主要依据,选定供货商。这便为薛某牟利留下了一个重要漏洞。


原本刚进公司时本本分分的薛某,在与供货商长期的“耳濡目染”中渐渐地学会了收回扣。2011年年初,供应商沈某特别“交代”薛某多用点自己公司的产品,而薛某由于拒绝不了好处费的诱惑,最后还是答应了。每次采购后,沈某都会根据采购量,以每米隔热带两分钱的“结算标准”,向薛某“上供”。随着“业务”的不断“熟悉”,薛某每隔两三个月便“积极主动”的向供货商“催收”。由于薛某不知收敛,最终在“顺风顺水”五年后被他人举报,后被经理查实并报了警。据查,薛某收受回扣不止沈某一家,多年来他利用职务便利,“贪吃”回扣共计已有44万元左右。


新闻来源:新华报业网-扬子晚报(南京)


案例分析


众所周知,采购一向是被认为“油水充足”的部门,也一直是被重点监督的领域。案例中的薛某正是从事单位生产原辅材料的采购工作,没有经受住供应商的利益诱惑,最终滑向了犯罪的深渊,把自己送进了监狱。


从案例中可以看出,薛某所在的单位是个生产制造型企业,日常需要采购的原辅材料必然不少。且公司在采购管理方面也是采取了一定的管控措施,如采用集中采购的方式,由薛某为下属两家子公司进行采购;又如,公司规定子公司的采购需要总部的采购部进行监管等。原本希望通过集中加监督的方式来杜绝采购舞弊,但不成想薛某还是抓住并利用公司在采购管理方面的“漏洞”,为自己谋取福利,下面我们就进行逐一分析。


1精准找准监管漏洞


薛某很“聪明”,在2006年到2011年工作时,发现总部的采购部受人手、精力等方面的制约,仅将监督的目光盯着主材和部分价值较高的辅材。从重要性原则来看,这种做法并没有错,但却给薛某的舞弊提供了机会,使得其敢于在隔热条这种并不是很重要的辅料上明目张胆的收受回扣。


假设总部采购部能够做到重要性与全面性兼顾,即时不时的对非重要的辅料采购情况进行抽查,则很可能会对薛某所有震慑。因此,我们建议公司至少让总部采购部亦或者是有独立的审计机构对采购过程实施监督,既要关注重要物资也需要将目光偶尔投向非重要物资,做到监督无死角,须知不受监督的事项和例外事项才是舞弊的重点高发区。


2询比价过程由一人完成


案例中描述“在生产原料的价格洽谈、询价比价、签合同以及向公司财务申请付款都是由薛某具体负责”,“公司领导往往无暇顾及,常会根据薛某的个人意见作为决策的主要依据,选定供货商。”虽然看似询比价结果有申请与审批,采购付款也有申请与审批,且申请与审批均非同一人,但询比价的过程全部由薛某一人完成,他完全可以将其他单位的报价情况泄露给提供其好处的供应商,从而达到选中指定供应商的目的。



询比价过程由一人完成,就容易暗箱操作,因此要采取必要的措施使其能够公开、透明,或者至少俩人参与,能够做到相互监督,尤其是在报价环节,由俩人及以上人员在现场共同拆开报价单,现场确定排序。如果公司条件许可,可以建立一个简易的招投标平台,由投标单位将相关产品的规格及报价提交在网上,采购部人员在截止时间前无法看到相关报价信息。


3缺乏必要的轮岗机制


同时在案例中可以看到,虽然采购的最终审批人并非薛某,但是薛某却有着比公司领导“更高的权限”。从这个角度来看,采购员是属于实质意义上的敏感岗位。薛某在采购岗位且负责采购同一类物资,一干就将近10年。假如在此期间,能够对其进行必要的轮岗,从采购调到其他部门或者负责采购其他物资,如此也能最大程度上减少舞弊事项的发生。



启示:单位若存在大金额或者大批量、高频次的采购,需重点关注,要采取积极的措施使得比价的过程能够多人参与,甚至透明化。在监督环节,要做到重要性与全面性兼顾。如此,才能使得采购不再是舞弊的高发区。

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