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“从数据开始,在判断中结束”的采购管理

2019-09-27 10:28:28 来源:风控网 浏览:153
内容提要:“从数据开始,在判断中结束”的采购管理

其实,采购工作在每个组织中或多或少都会存在,尤其是制造型企业,其供应链管理水平的高低直接决定了经营的效果、效率和效益问题。所以对于内部审计工作来说,采购与付款业务循环是内审工作的重中之重,同时,也非常考验审计人员发现问题和解决问题能力。

从今天开始,我将结合这次采购管理舞弊专项审计中所发现的问题,将对采购管理中的关键控制点、数据分析利用、职业判断、信息化手段、库容、账期管理等等进行总结归纳,站在管理的角度进行思考和分享。

在开始分享之前,有若干个采购中经常遇到的问题先亮出来,作为审计人员,先带着这些问题深入:
1、公司是否具有完整的供应链管理制度、流程?是否执行到位?
2、您对公司产品所使用主要原料情况了解吗?
3、您对公司产品的BOM结构熟悉吗?
4、您对产品的工艺路线掌握吗?
5、您对公司供应商的地域布局掌握吗?
6、您对公司库容情况了解吗?
7、您对公司采购计划的提报依据清楚吗?
8、公司目前有科学库存管理吗?有的话,是基于那些条件下确定的?
9、公司有战略采购吗?有紧急采购吗?有独家供货吗?
10、公司采购的定价方式有哪些?
11、公司付款有账期管理吗?
12、验收入库环节到底验收什么?是否真正起到了控制目的呢?
13、进行盘点管理吗?能够实现账实相符吗?
14、采取了那些信息化管理手段?效果如何?
15、公司是否对采购数据进行了基础分析和管理应用?
....................

其实这样的问题,我还可以一直问下去,供应链管理本身是一个复杂的系统工程,所以我主要还是围绕从数据开始,在判断中结束的采购管理问题,今天主要分享采购计划的提报管理。

从百度百科对采购计划的解释是,指企业管理人员在了解市场供求情况,认识企业生产经营活动过程中和掌握物料消耗规律的基础上,对计划期内物料采购管理活动所做的预见性的安排和部署,是根据生产部门或其他使用部门的计划制定的包括采购物料、采购数量、需求日期等内容的计划表格。字数看起来多,其实简单理解就是采购何种物料?什么时候采购?采购多少的一个安排。

在本次审计项目中,发现一个比较严重的问题,那就是大量无效重复采购计划的存在,导致大量的备品备件积压,且具体数量无法确定,现场管理杂乱无章,存在诸多管理漏洞。不仅占用了公司资金,造成物料的闲置浪费,且为具有采购计划提报权力的人,实施舞弊提供了机会。那为什么会出现这个问题,包括部分人员职责不明确,缺乏监督;控制人员责任心不到位、部分个人存在贪欲之外,最关键的一点就是制度流程设计缺陷和执行不到位造成的。那么一个科学的、合理的采购计划提报是建立在那些要素基础上的,这就是题目中提到的,从数据中开始,在判断中结束。

01
不管是以产定销,还是以销定产,采购始于销售或者生产

既然是始于销售或者生产,那么对于采购计划管理来说,生产计划和销售计划是最原始,也是最直接源头。

02
基于产能和市场需求的数据分析

在一个企业中,不管是生产还是销售,拍脑袋定计划的事是存在的,但不管是产能,还是市场那都是建立在一定的客观数据基础上的,所以数据分析是必不可少的关键环节。

03
科学库存的设置和现有库存的数据参考

科学库存的设置,并不完全科学,但一定是建立在逻辑关系分析和充分考虑的基础上出来的。那么既然有了逻辑关系梳理,采购计划的提报逻辑也就顺其自然产生,比如仓库保存几天的生产原料,成品库保有几天的发货等等。

04
物料领用、更换、维修、坏损等基础数据的管理

尤其对于备品备件来说,有时候科学库存的设置并不能保证无效采购的发生,这就需要对日常设备的运维管理过程中,利用以旧换新、物料收发存登记、进而录入和分析管理物料领用的频率、维修的主要部位、成本中心等要素,通过数据分析得出采购建议。

05
信息化手段的应用势在必行

只有信息化手段,才能及时准确的归集,形成数据库,进而通过分析模型的设计,根据不同要求形成不同的分析结果,不仅保证了质量,还可以确保效率。

06
库容与生产设计的统一管理

其实在建设过程中,对仓库的设计和建设往往都是比较滞后的,造成投产后,仓库要么严重不足,要么富余,无法实现有效使用,库容的管理那么就显得极为重要,建多大合适?是平面还是立体?就需要和产能的设计、产品特性等紧密结合,提前进行设计和科学规划。

07紧急性和战略采购的分析管理

作为制造业来讲,受新产品的研发、批量生产等等因素的影响,紧急性采购和战略不可避免,但需要与研发部门保持持续的沟通,并把握进度和需求计划,尽量避免紧急性采购的发生。

08
责任心—供应链管理各个环节的管理岗位

是最简单一点,也是最难的一点,那就是责任心,包括供应链管理各个环节的管理岗位。

曾经有一家公司对销售计划、生产计划等等都进行过考核管理,但效果差强人意。由于人的趋利性决定了,每个人都在采取对自己有利的管理措施,而不会全盘系统考虑,就导致各个管理衔接环节不畅,事后互相指责。


以上八个方面是采购计划提报管理过程中需要考虑的,也是审计人员审计的重点环节,对于审计人员来说,风险、控制、成本、损失、浪费、闲置、舞弊等都是日常植于脑中,时刻铭记在心的字眼。在采购计划的提报管理中,当然还包括物料的通用性程度、与供应商的合作方式、库位的设置等等要素,但采购计划的提报还是那句话,始于数据,终于判断,数据是死的,但人是活的。

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