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业务外包带来的是机遇还是风险?

2019-12-14 10:05:03 来源:风控网 浏览:149
内容提要:业务外包带来的是机遇还是风险?

案例回顾

M公司成立于1993年,属A集团的核心制造企业,于2003年上市。主要做现代交通运输装备的研究开发、生产制造、市场销售和售后服务等业务。在20余年的发展中,成为了现有总资产超过1.5亿,员工5000多人,累计实现销售收入超过百亿元的大型专业化公司。

为了拓展未来市场需求,能够专注于自身最擅长的业务领域,M公司通过整合社会资源,将非核心的或不具竞争优势的部分业务外包给外部机构完成。经过几年的业务外包,M公司快速获取了运营成本结构性降低、经营风险转移等方面的优势,提高了企业市场响应能力。

2014年11月,国际市场部接到南非客户投诉,公司销往南非的集装箱防火胶的涂刷遍数不够,厚度不符合质量标准,存在重大安全隐患,由于不能验收将会造成客户2000万美元的损失,客户对公司提起了法律诉讼。公司在南非现场的工程师已经确认,这个防火胶应该刷三遍,但现场检测只刷了两遍,一旦发生火情,后果不堪设想。

对于这一事件,M公司开始思考“业务外包给企业带来的是机遇还是风险?”公司内审部同时针对此次事件召集中高层领导及相关人员进行开会讨论,分析此次事件产生的原因,进而发现公司外包业务存在以下问题:

其一,M公司未建立相关文件制度来规范业务外包的管理要求,业务外包的范围及具体方式、归口管理部门及授权审批权限都不明确,整体上工作缺乏有效规划。

其二,业务外包决策权和相关信息散落在各个部门,任何项目是否需要外包的决策权都由公司主管领导单独决策。

其三,在对承接外包业务的承包商准入审批方面,由单一部门全程负责承包商准入审批。

其四,审计委员会及内部审计部主要负责审查公司内部控制、监督内部控制实施和评价等工作,但这些部门在M公司实施业务外包的过程中未发挥积极作用。

案例分析

在本案例中,业务外包在给M公司带来降本机会的同时也带来了新的风险。所以,如果M公司无法管理好业务外包带来的风险,结果则不言而喻。那么如何设计并实施业务外包内部控制体系,防范相关风险呢?

针对案例中M公司的现状,笔者认为可以从以下五个方面加强管控:

一. 不相容岗位分离
通过对业务外包流程的梳理,企业应当明确不同岗位职责和权限,从而形成相互制约、相互监督的机制,以避免在实施业务外包过程中出现舞弊行为。业务外包过程中的不相容职责主要包括以下几项:
(1)业务外包的申请与审批;
(2)业务外包的审批与执行;
(3)外包合同的订立与审核;
(4)业务外包的执行与相关会计记录;
(5)外包付款的申请、审批与执行。

二、授权审批
第一,企业应当建立业务外包审核批准制度,明确授权批准的方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定各层级人员应当在授权范围内进行审批,保证申请、审批、执行和监督等环节按相关管理制度规范操作,禁止出现无权审批或越权审批。同时若有分子公司,则应加大对分子公司重大业务外包的管控力度,避免因分子公司越权进行业务外包给企业带来不利后果。

第二,在对业务外包实施方案进行审批时,应当根据自身业务特点,着重对比分析该项目在自营和外包情况下的风险和收益,确定外包的合理性和可行性。总会计师或企业分管会计工作的负责人应当参与重大业务外包的决策,对业务外包的经济效益做出合理评价。对于涉及企业市场竞争力的重大业务外包,应当提交董事会或类似权力机构审批。

三、优选承包方
承包方的选择对业务外包成败具有重要的意义。企业在进行承包方选择的时候,可以从以下几方面进行控制:

第一,充分调查候选承包方。企业在调查候选承包方的时候应当委派能够胜任的专业人才进行充分的调查,并根据搜集到的信息形成调查评估报告。报告信息主要包括三各方面:一是充分调查候选承包方的合法性,即是否为依法成立、合法经营的专业服务机构或经济组织,是否具有相应的经营范围和固定的办公场所;二是调查候选承包方的专业资质、技术实力及其从业人员的履历和专业技能;三是考察候选承包方从事类似项目的成功案例、业界评价和口碑。

第二,控制外包成本。企业应该综合考虑内外部因素,对业务外包的人工成本、营销成本、业务收入、人力资源等指标进行测算分析,合理确定外包价格。

第三,引入竞争机制。首先,企业可以采用公开招标的方式,挑选优质承包方。其次,还可以选择多家企业作为承包方,这样可以降低一方服务失败可能给企业带来的损失。

第四,按规定程序确定最终承包方。在确定最终承包方的过程中,企业应当严格按照规定的程序和权限办理,以防止出现徇私舞弊的行为。

四、建立有效的沟通机制
通过合法合规的竞争机制挑选出优质的承包商后,企业应当加强双方的交流与沟通:一方面使承包商能够了解企业的文化,使提供的服务更能够符合企业的需求;另一方面,企业也能够对承包商在行业中的地位提供服务的质量、生产经营状况等有更为深入的认识。

对于资金雄厚,服务质量高,企业规模大,企业信誉好的承包商,企业应当与其建立长期合作的长效机制,既有利于企业得到优质、专业、快捷的服务,又能够让承包商开拓更多的业务,从而通过建立战略合作伙伴来达到双方的共赢。此外,企业还应当建立承包商档案,对于其经营范围、产品质量、服务质量与效率进行跟踪记录,从而有利于未来进一步的合作。

五、加强业务外包过程监控
业务外包的风险监控应当贯穿于整个业务流程之中,特别是在业务外包运作过程中,企业应当密切关注重大业务外包承包方的履约能力。对承包方履约能力进行持续评估,分阶段检查其业务完成进度以及资源投入状况,通过对其生产规模和能力,财务状况和经营状况的评估来预测是否能够保障其按合同期限完成任务。监控前,对于对企业影响重大的业务外包,应当事先充分的预计各种可能出现的意外情况,建立相应的应急机制,制定备选方案,避免业务外包失败使企业生产经营活动中止的情况。如果有确凿证据证明承包方有重大违约行为,导致业务外包合同无法履行,企业应当及时终止合同,以免给企业造成更大损失。同时企业应当指派有关部门按照合同约定向承包方就因违约行为而造成的损失进行索赔。

总结

业务外包在给企业带来机遇的同时也要采取必要的内控措施管理相关风险。结合以上分析,笔者认为企业在组织业务外包工作中需要重点关注做好以下五项关键控制措施:
岗位设置符合不相容职责分离原则;
决策审批权限明确;
承包方选择重背景调查、考虑成本、采用竞争机制、程序规范;
保证企业与承包方双方良好的沟通机制,信息传递通畅与关系良好;
业务外包过程严格监控,发现异常及时采取措施。

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