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疫情之下,企业如何建立健全紧急采购内控机制

2020-03-13 08:17:59 来源:风控网 浏览:153
内容提要:这段时间为快速有效地采购防疫物资抗击新冠病毒,财政部要求“各采购单位应当建立健全紧急采购内控机制”,并明确了疫情防控期间实行采购便利化的“绿色通道”,全国各地财政部门也相应出台了适用紧急采购的便利化采购政策。

关于紧急采购问题,《政府采购法》第八十五条明确规定“对因严重自然灾害和其他不可抗力事件所实施的紧急采购和涉及国家安全和秘密的采购,不适用本法。”不适用《政府采购法》,就意味着不用执行《政府采购法》规定的方式和程序。由于采购所使用的是财政性资金,虽然是紧急采购,但为了确保资金的安全,同时保证资金能发挥最大最好的效益和采购的质量效率,财政部要求“各采购单位应当建立健全紧急采购内控机制”。

这里,有两个问题需要注意:

紧急采购与紧急情况的区别

按照《政府采购法》的规定,各级国家机关、事业单位和团体组织,使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务,都适用本法,都要严格执行本法规定的方式和程序以及其他方面的要求。但是,在发生严重自然灾害和其他不可抗力事件时,比如发生地震、水灾、火灾、山体滑坡、房屋倒塌、严重疫情、战争等,如果仍然按照规定的方式和程序进行采购,就无法满足实际需要。因此,《政府采购法》对此作出了第八十五条的例外规定。

因严重自然灾害和其他不可抗力事件所实施的紧急采购,与因发生不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购所实施的单一来源采购,有着本质的区别。

《政府采购法》第三十一条所说的“紧急情况”,其实施基础是发生了不可预见但还未达到不能逆转也无法克服的紧急情况,采购人在采购时与供应商应当遵循本法规定的原则,在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。

而《政府采购法》第八十五规定的“对因严重自然灾害和其他不可抗力事件所实施的紧急采购……,不适用本法。”其实施基础是发生了不能预见、不能逆转也无法克服的严重自然灾害和其他不可抗力事件,采购人在采购时不按照本法的规定执行。

如何建立健全紧急采购内控机制

要求采购人建立政府采购内部管理制度,这在《政府采购法实施条例》第十一条已经明确。那么,在实行紧急采购状态下,要求“各采购单位应当建立健全紧急采购内控机制”,与常态情况下的“政府采购内部管理制度”有什么联系与区别?

笔者认为,两者最大的联系是同属于规范采购行为的制度,在采购单位内部管理流程上基本是一致的,或者说是基本相同的。

两者的区别主要在:

一是前者属于紧急采购,不适用《政府采购法》,因此,不属于政府采购规范范围,其采购项目也不属于政府采购项目。而后者明确是政府采购内部管理制度,规范的是政府采购行为,自然而然,其规范的采购项目也就是政府采购项目。

二是紧急采购由于时间紧急,常态下的内部管理流程已不适用,需要简化、优化审核审批流程,减少不必要的繁文缛节,明确办结时间和责任,确保在最短时间内完成内部审核审批流程,快速实施采购。因此,紧急采购内控机制与政府采购内部管理制度相比,内容会更简洁、流程会更简化。

三是紧急采购通常是之前并没有预算安排,而是遇到紧急情况下才追加预算实施采购。而常态下的政府采购是需要提前编制政府采购预算的,并严格按照批准的预算执行。这也是两者比较大的区别之一。

要进行紧急采购,首先就要解决采购资金问题,通常会在有关部门的紧急协调下,按照“特事特办”的原则快速得到解决。

紧急采购内控机制主要包括但不限于以下内容:

一是采购单位成立相关机构(如领导小组或办公室)。负责紧急状态下一切组织领导工作,包括紧急动员和宣传、医疗救治、物资保障(包括救援物资、生活物资及紧急采购等)、督查等工作,明确分工和各自职责,责任落实到人。

二是建立健全相关制度,明确纪律,规范行为。包括要建立健全紧急状态下的采购内部管理制度。有科学的制度、明确的职责、严明的纪律,才能确保在紧急事件发生时做到忙而不乱、忙而有序,快速响应并妥善解决。

紧急状态下的采购内部管理制度内容包括但不限于:

第一,建立实施紧急采购的决策机构、负责采购的主体机构及配合机构。一是要明确采购的最终决策机构是单位哪一层次的领导(如主要负责人)或组织(如单位党组党委)、或会议(如单位办公会、党组会等)。当具体负责采购的部门提出采购事项和采购需求时,需要报单位最终决策机构决策。二是要明确具体负责采购的责任单位、配合采购的责任单位,明确各自职责、要求。可以平战结合使用。

第二,确定采购品目名称、规格、数量等采购需求。要明确确定采购需求的责任单位和配合单位。可以平战结合使用。

第三,根据采购需求申请调整预算或追加预算。在实际工作中,遇到突发事项需要紧急采购时,往往是先通过调整单位原有预算实施紧急采购的,后才是申请追加预算安排。要明确这项工作的责任单位和配合单位。

第四,明确采购的各流程环节(提出采购需求-调整或申请采购预算-提出采购方式和程序-最终决策层决策-实施采购-签订合同-履约验收-资金支付等环节)、时间节点、内控要求等。可以平战结合使用,但对紧急采购的流程环节要再简化、时间节点更短、内控要求更严格。

紧急采购涉及物资保障和生活物资保障的,还需要建立健全物资发放管理制度,确保物资采购回来后及时、精准发放到位,把灾害造成的损失减少到最小程度。

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