现金内部会计控制

    (一)收入、支出分离
将现金的收、支分离是现金内部控制的重要内容，也是现金使用安全的保证。现金收支两条线是指，现金的收入和支出由两个相互独立的业务流程组成，并通过银行实现两者的有效联系。
    我国《现金管理暂行条例》明确规定了企业使用现金结算的范围有：职工工资、津贴；个人劳务报酬；根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；向个人收购农副产品和其他物资的价款；出差人员必须携带的差旅费；结算起点以下的零星支出；中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。
上述结算范围内的支出，企业可以提取现金满足支付要求，不属于上述结算范围的支出，则不得用现金方式支付，必须通过银行转账支付。《条例》还规定，企业不得以现金收入直接进行现金支付，即“坐支”行为。这些都是对收支两条线的法定要求，企业在制定现金内部控制的过程中应遵循合法性原则。
1．现金收入的控制
    企业现金收入的运动过程主要经过业务执行部门、财务部门和银行等环节，做好现金收入控制应该注意以下几个方面：
    (1)业务执行部门要根据经济活动的交易情况取得发票、收据等凭证，填制现金收入的详细记录，并传递给财务部门。
    (2)出纳根据收到的原始凭证收取现金，然后存人银行并取得银行进账单，同时将有关凭证传递到会计部门，最后逐笔登入现金日记账。
    (3)会计根据收到的原始凭证和银行回单、编制记账凭证，最后登记相关账簿。
    (4)为了保证现金收人及时正确地存入银行，对于金额较大的收入，会计部门应该逐笔与银行确认款项的收入情况。
2．现金支出的控制
    (1)制定明确的现金支出范围，首先要遵循《现金管理暂行条例》的规定，其次对例外事项进行特殊规定，保证满足所有现金支出的需要。
    (2)现金的支出必须要申请，并取得审批之后才能支付。主要是具体的业务部门根据需要向审批部门提出支付申请，注明用途、金额和支付方式，已经构成支付契约的，要出具有关的合同、协议。
    (3)明确规定具有审批权的人员、机构以及它们的审批权限，越权审批须符合有关规定。
    (4)已经批准的现金支付项目需要经过审核，检查支出范围、审批权的使用、执行程序是否正确，另外还要验证有关文件资料的真实合法性。
    (5)出纳人员负责现金的支付，首先应该复核支付申请和审批意见，其次按照批准的金额支付现金，最后记录现金日记账。
案例1  A企业现金业务收支中的问题
    现金业务收支两条线是重要的控制内容，如果企业不重视现金收支两条线的控制，就可能酿成大错。
A企业是一家商品零售公司，销售收款以现金为主要方式，由于距离银行较远，所以就在规定的期限内由财务部门委派专人暂时保管滞留于企业的现金，为了保证现金的安全，A公司的内部会计控制内容中，对销售收入现金的接近、记录和职务分离等进行了严格规定，并对及时存入银行进行了监督。A公司的控制活动运行良好，一直没有出现差错，现金也能够及时足额存入银行，但是最近A公司的财务主管发现，公司的日常现金出现了短缺，这在以前从来没有出现过，于是对现金支出情况进行了审查，也没有发生非正常支出，于是又对现金支出记录进行检查，发现了几笔现金科目内部的同增同咸，通过对出纳人员的询问，发现了问题，原来，A公司虽然对销售现金收入进行了严格控制，但是现金收入和支出却进行了统一核算，于是管理日常现金的出纳李某利用主管销售现金收入的出纳的疏忽，代领了几笔销售现金收入，并据为己有，然后用日常现金支出的现金余额补充，由于企业会经常拨入日常现金，所以最初并没有发现，但是随着李某的胃口越来越大，最终使得企业拨入的现金无法满足日常需要，才暴露出问题，A公司也蒙受了损失。
    其实，导致问题的根源是A公司在设计相关的内部会计控制时，没有严格按照收支两条线的原则确定控制内容，仅仅对销售现金收入的具体内容进行了控制，没有考虑到销售现金收入和支出的联系和区别。现金收支两条线不仅是指两种业务活动的分离，同时还要重视相关控制环节和账户的分离。

    (二)岗位、人员分工
    现金收支活动具有非常高的风险，企业的各业务部门都与现金打交道，增加了人员、部门关系的复杂性，为此必须建立严格的岗位责任制，明确现金使用程序和损失责任。另外，不相容职务分离是内部会计控制的重要内容，也是货币资金控制制度的基础，特别是出纳、会计、审核、审计这几个主要的关键控制环节，必须做到相互制衡。还有，在现金收付部门人员的选聘方面，应该重点考察其职业道德修养、个人品德和专业素质，坚持德才兼备的原则。
1．出纳与会计的职务分离
    出纳人员主要负责现金的收付、现金收付单据的编制和现金日记账的记录，同时经常与开户银行发生业务关系；会计人员主要负责有关凭证、总账、报表的编制，对现金收支业务进行账务处理以及会计档案的保管。会计和出纳的工作具有内在稽核关系，会计(出纳)不得兼任出纳(会计)的工作。
2．内部审计与会计的职务分离
    内部审计负责会计信息系统的监督工作和管理效率的考核，内部审计应该从实质上独立于财务会计部门。会计部门应该配合内部审计工作，设计合理的会计档案使用规定和程序。
3．防止出现“一条线”现象
    所谓一条线，就是指一个人能够控制有关现金支出的全过程。这样就减少了监督的可能性，并违背了制衡的原则，必然导致现金的流失。
4．人员的聘任
  办理现金业务需要配备合格的人员，并定期进行岗位轮换。出纳和会计人员必须持有会计从业资格证书和相关的专业知识、技能，熟悉国家有关的法律、法规和制度，同时应当具备良好的职业道德、廉洁自律、遵纪守法，并能够不断提高道德水平。

(三)会计系统控制
    现金收支业务具有可计量性强、容易反映的特点，会计系统记录有关会计信息，监督业务活动的过程。另外，会计系统利用会计档案的保管与核对、授权审批程序、现金盘点等方式对现金收付业务进行全面控制。主要内容包括：
1．会计记录
    会计信息的质量要求中，最重要的是真实准确性、相关性和及时性。会计记录从广义上讲，包括凭证、账簿和报表，结合会计信息的要求可以从以下方面进行控制。
(1)会计凭证。保证现金收付凭证的真实、合法和及时传递，内容包括：各类现金凭证都要按照发生顺序进行编号；出纳人员根据经批准的支付申请填制收付款单据，并及时传递给会计人员，现金业务主管审核原始凭证内容是否完整、处理程序是否完备、业务处理是否合法，然后作审核标记并编制现金记账凭证；会计部门主管应对现金收付的原始凭证和记账凭证的有关方面进行审核，确认无误后才能进行传递和有关的账务处理。
(2)会计账簿。明细账、总账的登记是对会计凭证的再分类和汇总，同时也是编制会计报表的基础。控制内容如下：出纳人员按照现金收付单据登记现金日记账，现金主管会计正确编制记账凭证汇总表；会计部门主管审核汇总表的分类的恰当性、数据的准确性，并签字盖章以示审核；现金主管会计按时登记总账，定期结账。
(3)会计报表。期末，主管会计要根据管理需要编制有关报表，应注意以下几个方面的控制：主管会计要对会计凭证、账簿进行总体分析，最后形成会计报表；会计部门主管应该考察会计报表信息披露的合法性和完整性；会计部门主管对会计报表的信息负责。
2．授权审批
    为了保证现金收支业务的规范，首先，要对接近现金资产进行控制，业务经办人员办理现金收支业务要经过授权批准，任何未经授权的人员、部门不得进行现金收支；其次，有关业务部门使用现金要提出用款申请，说明用途、金额、收付方式，同时要与现金预算相结合；为了明确责任，业务经办人员应该在现金收付的原始凭证上签字，另外，经办业务部门的主管要审核原始凭证并签字盖章。
3．会计凭证、账簿的核对
    会计凭证、会计账簿的核对，有利于保持会计信息的可靠性。内容主要有：
    (1)证证核对。审核人员应该对现金收支业务的原始凭证进行检查，在记账之前要核对原始凭证与记账凭证，保证两者在金额、经济内容上的一致性，以及相应原始凭证的完整性。
    (2)账证核对。审核人员应该核对现金原始凭证和现金记账凭证的数额、内容，同时会计部门主管应该审核记账凭证和总账。
    (3)账账核对。审核人员应该组织账簿核对，并监督会计和出纳核对现金总账和日记账的发生额及余额，最后各自取得对方的签章，以示经过核对。
4．会计档案的保管
  会计凭证、账簿、报表是内部管理、外部审计的重要依据，企业应该遵循有关的规定保管会计档案，同时对现金类会计档案的接近进行限制。
5．盘点与清查
  出纳在每个工作日结束后，清点库存现金并与现金日记账数额进行核对，保证账实相符；会计部门主管应组织清查小组定期或不定期清查库存现金，并与现金日记账进行核对；对清查结果进行反映，编制现金盘点表，记录现金盘盈、盘亏情况，然后进行分析和处理。

    (四)备用金的收支
    对于建立备用金制度的企业来说，备用金也是现金收支的重要方面。备用金由各部门专门的人员管理，负责部门日常零星支出，定期将有关业务凭证交给财务部门进行报销，并补齐备用金定额。其控制内容如下：
1．备用金的支出范围、金额限制及保管规定
企业根据自身经营活动的需要确定应建立哪些定额备用金；对于超过备用金支出限制的现金支付，应通过授权审批，否则一律不得从备用金中支付；为了保证备用金的安全，应设置专门的人员对其进行管理，并进行相应的职务分离。
2．备用金的支付控制
    备用金的报销必须依据有关的现金收付原始凭证，同时备用金使用部门的主管负责对凭证进行审核。
3．备用金的监督
  监督部门应该对备用金进行清查，核对备用金的账面余额与已报销凭证的合计数和备用金的定额是否相等。为了管理的便利，可以为备用金的使用者在银行开设专门账户，银行只有收到企业开具的备用金补足凭证后才能划款，并且只有指定的备用金使用者才能从账户提款。