票据和印章管理

(一)票据管理
    1．票据使用管理
    为了满足集中管理的需要，企业的各种发票、收据等原始凭证都由会计部门统一购买或自制，并对凭证的内容进行管理，包括记录凭证的时间、数量、编号等。对于货币资金而言，主要是收入凭证。
    领用票据管理内容有：
    (1)领用票据要提出申请，并说明用途、数量，经会计部门主管批准后才能办理领用手续；各部门应指定专人负责领取，领用凭证时要签字确认。
    (2)领用人员要检查票据的内容是否有误，如有问题应及时更换；票据用完后，领用部门应将收入款项和票据存根交回会计部门，会计人员对票据进行核对无误后才能领取新票据。
    (3)会计部门应该按照号码顺序发放票据，同时在备查簿记录发出日期、起讫号码、数量等内容。
票据的填写要规范，首先要按顺序填写，并且保证填写内容的完整，以反映经济活动的全貌。其次，填写错误不得在原处随意修改，而应该用红笔划去并修改后签字，或者盖“作废”章并保留票据，在下一张票据上重新填写。
    2．票据保管管理
  票据的保管人员、办理货币资金业务的人员、会计部门的审核人员以及出纳人员应进行职务分离，收款票据的安全是货币资金安全的基础，票据保管要做好以下工作：
    (1)要实行分类专门管理，票据保管人员之间要形成制衡，防止票据的非法改动、丢失和毁坏，建立保管制度，明确程序和责任。
    (2)要保证票据保管地点的清洁、有序。
    3．银行票据管理
银行票据管理包括授权管理和使用管理两个方面。授权管理要求银行票据的取得都要经过部门主管的审批，同时执行人员要监督审批人员。使用管理内容包括：
(1)银行票据在结算后要加盖“收讫”、“付讫’’印章，防止重复付款和记账；银行票据不得更改，任何有改动痕迹的银行票据都应该作废，并加盖“作废”印章。
(2)票据转让通过票据背书完成，票据背书应该遵循有关规定进行，背书票据上的内容包括日期、被背书人的具体名称，多次背书时应注明顺序。

(二)印章的管理
    企业的印章是明确责任、说明业务执行情况的印记，任何经济业务的审批、执行、监督都要留下印章的轨迹。
    1．印章的保管要贯彻不相容职务分离的原则
    例如财务专用章和企业高管人员的名章应该分离保管，这能有效防止印章的乱用。同时，各种印章应该分处设专人保管，委托其他人保管个人印章需要经过审批，印章保管人员要互相牵制，如保管箱设两道锁，钥匙由两个以上的人员持有。
    2．印章的使用
    (1)制定内部印章使用规则，对印章的使用内容、范围和程序进行规定。
    (2)印章离开企业需要经过各部门主管的批准，印章使用者取得印章后要签字证明，印章保管人员要备查登记，及时收回。
案例3 A公司货币资金控制中的漏洞
    A公司的出纳人员姚某在工作期间，先后利用23张现金支票编造各种理由提取现金96．94万元，均未记入现金日记账，构成贪污罪。
具体手段如下：第一，隐匿10笔出口结汇收入共计96．94万元：将其提现的金额与其隐匿的收入相抵，使33笔收支业务均未在银行日记账和银行余额调节中反映。第二，伪造11张银行对账单：将提现的整数金额改成带尾数的金额，并将提现的银行代码“11”改成托收的代码“88”或外汇买卖的代码“18”。
A公司的货币资金控制的设计显然存在很多问题，才使得货币资金业务的风险没有得到
有效控制。主要的问题有：

    1．缺少对货币资金业务票据、凭证和账簿的审核
    这样就导致出纳将实际发生的业务隐藏并转移到自己的账户中，如果审核、复核业务得到有效执行，就能够及时发现类似的问题。
    2．对支票、财务印鉴的控制缺失
    现金支票业务是重要的风险控制点，要对现金的使用、销毁、保管进行严格管理。但是A公司并未设置相关的控制程序，导致内部存在伪造支票和印章的行为。
    3．对现金和银行存款支出管理不善
    对于货币资金的支付环节、现金支付业务的职务分离环节都没有相应的控制制度，使得出纳能够控制货币资金支付的所有过程，最重要的现金支出控制点也没有进行控制。
企业在设计货币资金内部控制的过程中还要关注以下内容：杜绝挪用现金行为；收入不入账，设小金库或取得不明来源的现金：交易事项不入账，在账面上制造资金存在的现象；多计或多提取各种费用，将款项挪为己用；客户交来现金不开收据，或开已作废的收据；篡改银行对账单或其他银行凭证；伪造职工人数及加班人数和工时；故意发生现金或银行账加总错误；故意将原来清楚的往来账转来转去，把账搞复杂，以便浑水摸鱼。