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报表的查账方法与技巧:其他查证法

2011-11-02 16:34:59 来源:风控网 浏览:651

  询问查证法

  询问,往往可以很轻松地找到一些重要线索或可疑之处,起到事半功倍之效。那么,怎样才能用好这个技术呢? 首先得适当选择询问的方式。询问方式的选择是查账人员与被询问人接触和交谈的形式,如果选择不当,不仅影响查询的效果,有时会使询问导入“残局”。如对有关违法乱纪现象的知情人的询问,安排在大庭广众之下的走廊上,人来人往,无人不知,知情人面对无数双投来的目光欲说无胆,后顾之忧甚重,怎么能够直言相告?再加查账人员在有关会议上要求被询问人提供违法乱纪者的作假证据,显然会造成会场“冷场”,无人应 答;所以查账人员采取查询法要善于发现和采用最佳的询问方式,追求最佳的询问效果。 一般的询问方式有:集体询问、小范围询问、个别询问。 集体询问指将众人集中于一处,采取会议式的群体询问的方法,它适用于以下情况:

  (1)调查了解一般的情况或查实普通问题,这些情况和问题是大家所周知的,无法回避和隐瞒的;

  (2)调查的情况和问题无需保密;

  (3)询问的内容不会招致当事人和行为人的打击报复,所以被询问人无后顾之忧,可以畅所欲言;

  (4)调查的结果不会令众人难堪,或造成反映情况人的不利影响和后果;

  (5)被询问人大多性情开朗,善于言谈,无语言障碍;

  (6)当众调查有利于启发思路,容易达到较好的询问效果。

  小范围询问指对二至三人进行查询取证,小范围询问既有别于集体询问,也不同于个别询问,它是分头对少数几人实施询问。

  其谈话的话题可以相对自由一些,气氛可以宽松一些;当然对询问的对象,查账人员要认真研究和选择;小范围询问适用于两三位被询问者之间无利害冲突,对某些问题有共同的认识,容易达到一致,或者共同参与和介入某些业务,但由于客观条件所限,对其认识的程度不甚全面,需要一起恢复回忆,还原事件的原有面目。如被查单位若于位群众写信举报本单位财务部门、采购部门少数人的不正之风,查账人员便可以采取小范围询问的方式,将写信的同志集中起来,有针对性地进行询问;又如被查单位发生了事故,当时现场目击者仅两三人,这是众所周知的,查账人员为了调查事故的起因和发生经过,可以采取小范围询问法。

  小范围询问法被询问者谈话具有很强的互补性,谈及的内容具有较好的延伸性,可以不受环境的限制,询问人和被询问人之间容易为通,对一些不善言辞的人也能起到较好的启发开导作用。 个别询问指查账人员对被查单位内外某一个人单独进行询问。个别询问给人的感觉有些不自在,被询问人总担心说错了什么,心理压力和防备是明显的,这种压力既来自于查账人员,也来自于被查单位的环境。所以查账人员应适当扩大个别询问的主题,这是既可增加信息资料的来源,又可减轻被询问人心理负荷的得力举措;其次,查账人员要注意询问的内容,一般以下事项宜采用个别询问:

  (1)询问的内容较为重要,不宜扩散,走漏了消息对查账工作的进展不利;

  (2)谈话内容涉及到对人和事的处理,对被询问人可能产生不利的影响和后果,可能招致威胁和损害,可能带来当事人的打击报复;

  (3)被询问人系为数不多的知情人,众人关注,其一举一动都可以产生牵一发而动全身的效果;

  (4)询问的内容属于需要保密的范围;

  (5)需要与当事人、知情人和其他相关人员对质的内容;

  (6)被询问人有语言障碍或不善于交际和言谈,或存在心理障碍,受到挫折后容易产生不良后果的;

  (7)需要查账人员引导和启发后,才能进入角色的;

  (8)有关违法乱纪活动的涉案人、参与人、知情人的调查、核实。 调查询问的方式可以因工作需要和案情发展而改变,但被询问的对象不能因为这一改变而穿梭出现于各类询问之中,同一被询问者不宜既出现于集体询问,又出现于小范围询问和个别询问;多次询问后调查的效果会呈现出递减之势。 询问方式确定之后,查账人员就要考虑如何选择询问场所,营造询问气氛,具体选择询问策略。询问场所的选择和询问气氛的营造虽是小事,但它对被询问者的心理和态度具有重要影响。

  查问人员应选择环境安静、光线明亮、空气新鲜的地点,如办公室、住所、庭院等作为询问场所,在询问地点应避免各种因素的干扰,如防止不断出现的电话铃声、不时有人来找、经常有噪声影响等;外来的干扰容易打断被询问者的思维,给其增加不安和烦躁,不利于询问工作的进行。

  询问查证法的技巧

  查账人员要营造良好的询问氛围,具体应在以下几个方面作出努力:

  (1)查账人员设问应和缓,不应急躁,让被询问人有轻松之感。以减轻其恐惧和压力;

  (2)查账人员设问的定位要准确,让被询问人迅速明白提问的意图,正确消化所提出的问题,便于其作出及时准确的回答;查账人员提出的问题要大小、详简适中,思路明确,用词得当,语言干练,条理清楚,顺序自然;

  (3)查账人员的态度应是诚恳而严肃的,能妥善处理与被询问人观点的分歧,冷静分析和对待被询问人的各种态度和表现;不要轻易打断被询问人的发言,让其自由表达其思想认识和所知悉的情况,即使是不甚正确的观点和不太准确的情节;对其再度发问应尽量在其发言完毕之后。查账人员为查证某些内容,可采取请其复述、核对查账人员陈述、重点说明等方式。

  (4)在遇到冷场的时候。查账人虽应耐心等待或谈一些与询问无关的事宜,以宽松其紧张的心态。同时唤起其记忆;也可以采取暗示的办法,巧妙地引出主题;也可以先行休息一下,调节一下气氛;发现被询问人有思想顾虑,应着力打消其疑虑,解除其思想疙瘩。

  (5)询问中查账人员要灵活运用询问技巧,采取多种设问技术,特别对知情人、当事人狡猾对抗、拒不说明情况和问题的时候,要以巧制“滑”,以静制动,以变应变,占据询问工作之主动,具体的对策有:

  ①巧设问。指通过巧妙地设计提问,让被询问的人放松警惕,误入查账人员布置的“圈套”之中;巧设问一般从“明处”人手,提出一些表面看来似乎很容易回答或简单、明摆的问题,但从其中容易暴露出其他问题或线索,容易引出其他话题,而这些询问的“副产品”正是查账人员所需要的,用其可以证明其他问题或事项,可能以被询问人之矛攻其盾,使其不能自圆其说,原先的说法不攻自破;

  ②对质。当两人或两人以上的询问说法不一致,且各执己见,莫衷一是时,最好的办法是对质,由不同观点者直接交锋;通过交锋,当事人或知情人各自陈述自己的看法和情况,容易排除细微末节和一些不正常因素的干扰,通过“筛选”得出最后结论;对质能有效地打消被询问人的侥幸和抵赖心理,打破其当面一套背后一套的嘴脸,从而迫使当事人和知情人说出事实真相;

  ③攻心。是对被询问人讲明厉害关系,从心理上战胜对方,攻破被询问人的心理防线,使之说出知道的全部实情;特别是询问之初,被询问人与询问人存在对立的情况下、被询问人不愿正面回答查账人员的问题,并且持有明显的对抗和防范情绪,这时查账人员取得询问进展的关键是打破这种“僵局”,所使用的武器是攻心术,查账人员可以动之以情;晓之以理。如被询问人有思想包袱,担心说清问题受到处理,查账人员应告诉其抵赖与狡辩是无济于事的,甚至适得其反,查账人员迟早会弄清事实真相,迟说不如早说,少说不如多说,说清问题,争取主动,否则思想的包袱会越背越重,对己、对家庭不利;再如被询问人讲哥们儿义气,而不愿说明实情,查账人员应说明以情义代替原则的危害性,或例举哥们儿出卖朋友的事实,劝告被询问人不必为所谓的哥们儿牺牲自己的前途,等等;通过攻心能够瓦解被询问人的对立和防范,取得意想不到的效果;

  ④开门见山。即单刀直入,直逼主题,先发制人,切中要害,在对方没有防备的情况下,猛攻其薄弱环节,使被询问人步步死守、转移视线、拖延时间的企图化为泡影,开门见山式的先发制人关键在于掌握好突击的“火候”,过早或过迟都会影响其效果;

  ⑤提示或暗示。当被询问人有意无意地中断回答,或打岔、转移话题或者不能回忆起所述事实的时候,查账人员适当的提示或暗示是必要的,适当的提示或暗示既说明查账人员已经掌握了基本证据材料,胸有成竹,同时又能较好地把握询问的方向,不使游离基本主题;提示或暗示的技巧在于,不让被询问人知道查账人员的底细和意图,不能让其知道查账人员已掌握的情况和线索;

  ⑥变向。在采取多种策略不能奏效的情况下,如果一味强攻,可能不能再有收获,这时查账人员退一步进两步,及时改变提问方式和方向。正面攻不下就侧面攻,改变一种提问的方式的主题,可能转移被询问人的视线,放松其警惕,而在其防守不严的侧面寻机发起进攻,在被询问人还没来得及构筑防线之前实施突破,往往能取得强攻所不能取得的效果。

  经济活动分析

  经济活动分析是指利用会计、统计等经济资料,对一定时期的经济活动及其经济效益进行比较、分析、评价,借以发现问题,查明原因,改善管理,提高效益的一种方法。 此法有时因指标本身可比性差而得出不正确的结论。因此在应用这种方法时,应特别注意对比指标的可比性,包括计算口径、计价基础、时间、单位等。

  比较分析法

  比较分析法是通过对相同经济内容的相关经济指标的对比分析,从中发现和查证问题的一种方法。采用这种方法时,应先将用价值反映的综合指标分解为各种具体因素,然后将这些具体因素及因素的不同指标进行对比,以观察各种变动的有利因素与不利因素,再查明各变动因素的变动情况及变动的原因。这种方法,按其指标表现形式不同,可以分为绝对数比较法和相对数比较法。

  (1)绝对数比较法 绝对数比较法,是通过经济指标绝对数的直接对比分析来衡量经济活动的成果和差异的方法。

  (2)相对数比较法 相对数比较法,亦称比率分析法或百分数比较法。是利用比率对比分析来说明相关项目之间的关系,测定财务状况及经济效益的一种方法。采用这种方法时,应先将需要对比的数值换算成比率,再从相关比率对比分析中,发现和分析存在的问题。

  因素分析法

  因素分析法是通过先把综合经济指标分解为相互联系的若干因素,然后分析这些因素对综合指标的影响程度,再查明其原因和责任的一种方法。运用这种方法便于对综合指标进行分析,从多种方法的因素中,找出最关键最本质的因素,为进一步详查提供审计依据。此法多用于经济效益审汁。因素分析法主要包括因素分摊法和因素替代法。

  (1)因素分摊法

  因素分摊法,是把综合指标分解为相互联系的若干因素,运用数学方法,按一定标准对这些指标所形成的差异进行分摊,以测定各因素差异对综合指标的影响程度,其作用与因素替代法相同。

  (2)因素替代法

  因素替代法,亦称连锁替代法。它是从数量上确定一个综合指标所包含的各个因素的变动对该综合指标影响程度的一种方法。采用这种方法时,应首先把综合指标分解为相互联系的若干因素,然后按照一定的顺序确定各个因素变动对指标变动的影响程度。在应用因素替代法时,必须正确进行指标分解,并确定替代顺序。替代顺序的确定,要从经济指标组成因素之间的相互关系出发,选定适当的条件,使分析结果具有客观性、有效性,能够明确区分经济责任,有利于加强计划管理和经济核算。

  推理分析法查证

  推理分析法可分为两种:

  (1)直接观察推理法

  是指审计人员通过直接进行观察,以感性经济为依据作出判断的一种方法。 如对现金进行突击盘点,根据盘点结果,得出的长余短少原因的判断,即属此类。  

  (2)间接观察推理法

  是指审计人员根据掌握的信息资料把许多原有的判断进行对比,从中作出新的判断的一种方法。 如进行违反财经法纪的专家审计时,对于被审单位的偷税漏税行为,就需要根据许多资料提供的信息,进行分析判断,才能做出新的结论。 审计人员必需善于搜集资料,掌握情况,思维敏捷,反复思考,全面观察,才能透过现象,抓住事物本质,才能做出正确的判断。

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