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医院采购与付款内部会计控制

2011-12-01 10:58:00 来源:中华现代医院管理杂志 浏览:589

    郫县人民医院是一所二级甲等县级医院,编制床位200张,在职职工346人,2008年收入7046万元,其中药品收入2315万元。采购药品、材料、设备共3279万元,其中药品采购2069万元,卫材及设备采购1150万元,其他材料采购60万元。我院在采购与付款内部会计控制方面的具体做法如下。

    1  设置相应的机构,配备相应的人员

  设立药剂科、设备科、总务科,各科配备了有良好业务素质和职业道德的采购人员分别从事药品、材料及设备的采购业务,并且定期轮换岗位,财务部门根据手续齐全的相关采购凭证办理付款业务,审计科定期监督检查采购与付款业务执行情况。

    2  建立了采购与付款内部会计控制的基本制度

    2.1  岗位分工控制制度  建立了采购与付款的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购与付款业务分别安排不同部门的人员办理,无一人办理此项业务全过程的现象。

    2.2  授权批准控制制度[1]  (1)明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,审批人不得越权审批。(2)明确经办人的职责范围和工作要求。严禁未经授权的机构和人员办理采购与付款业务。(3)对于重要和技术性较强的采购业务医院组织专家进行可行性论证,并实行集体决策和审批。(4)加强对请购手续、采购订单、验收证明、入库凭证、采购发票等的管理和相互核对工作。

    2.3  请购控制制度

    2.3.1  建立采购申请制度  根据物资类型确定药品采购由药剂科办理,专业设备和卫生材料采购由设备科办理,其他材料和家具类固定资产由总务科办理,明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。

    2.3.2  加强采购业务的预算管理  每年底制定次年采购业务的预算,次年在采购过程中对预算内采购,由具有请购权的部门严格按预算进度办理请购手续。对于超预算和预算外采购项目,由具有请购权的部门在对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。

    2.4  审批控制制度  建立请购审批制度,明确审批权限,并由审批人根据其职责、权限以及医院实际需要等对请购事项进行审批。

    2.5  采购控制制度  (1)建立了采购与验收环节的管理制度,对采购方式、供应商选择、验收程序等做出明确规定,确保采购过程阳光、透明。(2)根据物资的性质以及供应情况等确定相应的采购方式,一般物资合同采购,小额物资直接购买。制定例外紧急需求的特殊采购处理程序。(3)经过比质比价和规定的授权批准程序确定供应商[1]。

    2.6  验收控制制度  (1)医院建立健全了验收制度。根据制度规定验收所购物资的品、规格、量、质量和其他相关内容,并出具验收单据或验收报告。(2)实行验收与入库责任追究制。验收过程中发现的异常情况,应查明原因,及时处理[1]。

    2.7  付款控制制度

    2.7.1  建立付款审核制度  严格核对发票、验收单、入库单、合同等有关凭证,检查其真实性、完整性、合法性,对符合付款条件的采购业务及时办理付款业务。我院根据合同及相关规定,对药品及材料3个月后付款,对设备按合同约定付款,确保资金良性循环。

    2.7.2  加强应付账款及应付票据管理  财务部门加强应付账款和应付票据的管理,对已到期的应付款项经批准后办理结算与支付。

    2.7.3  建立退货管理制度  对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做了明确规定,发生采购退货的,及时收回货款[2]。

    2.7.4  建立定期核对往来款项的制度  在会计年度结束后的次年1月,我院由药品会计负责对药品材料等采购产生的应付账款与供货商进行核对,并且出具对账确认函,双方签章,确保往来款项的真实性。除此外,对某些业务较繁杂的供货商采取月对账或季对账的形式核对往来账款,如有差异,查明原因,及时处理。

    2.8  监督检查制度  医院审计科定期检查采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况、采购与付款业务授权批准制度的执行情况、应付账款和预付账款的管理情况、有关单据、凭证和文件的使用和保管情况[2],财务科不定期自查,对监督检查过程中发现的薄弱环节,我们及时采取措施,加以纠正和完善。

    3  严格按照采购与付款业务的流程办理采购与付款事项

    3.1  请购  医院药品、材料、设备等物资的采购需由请购部门根据需要,填写申购单,申购单上应明确采购物资的品名、规格、数量、质量、相关要求和标准等。

    3.2  审批  审批人员依据其职责、权限对请购事项进行审批。型设备、大宗物资、大宗材料的采购必须经院领导集体决策和审批。专业性较强的采购业务,医院组织专家论证并实行集体决策和审批。

    3.3  采购  采购部门在接到经审批的申购单后,按质优、价廉的原则进行采购。对于医疗器材的采购,凡属于政府集中采购目录以内或限额标准以上的仪器均按政府集中采购要求进行采购;对于药品的采购,按照药品招标采购的要求进行,药品集中采购及地方药品采购的比例均要达到相关规定;其余的药材按质优、价廉的原则进行采购。

    3.4  合同  采购部门应及时与供应商签订合同,合同必须按采购权限规定,由各级授权人审核同意。重大合同须提请财务部门会签。合同一经签订,必须及时送一份给财务部门备案。对一些数量不大,不常采购的可不签合同,可按授权直接采购。例外紧急需求的采购按相关规定办理。

    3.5  验收  申购物资到医院后,验收人员应按申购单的要求,对所购物资的品种、规格、数量、质量和其他相关要求进行验收,并出具验收单据,专业性较强的设备等,应请专业人员到场验收并出具验收报告。

    3.6  付款审核及付款

    3.6.1  付款审核  财务部门办理付款时应对采购合同约定的付款条件以及采购发票、申购单和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

    3.6.2  付款前审核内容  (1)与采购有关的原始凭证(申购单、采购合同、验收单、发票等)是否齐全、是否合法。(2)相关凭证(申购单、合同、验收单、发票)的内容是否一致,不一致要了解原因。(3)是否有公司负责人批准签订的付款通知单。(4)其他有关人员在单证上的签字是否齐全。

    3.6.3  付款  经审核符合付款条件后,财务部门按《现金管理条例》、《支付结算办法》和《内部会计控制规范-货币资金(试行)》的规定办理采购付款业务。对于转账起点以下的货款用现金支付,超过转账起点的转账支付。总之,医院应在采购与付款业务中实施内部会计控制。对请购、审批、签合同、采购、验收、审核和付款等环节建立标准化的业务处理流程。健全以采购申请、经济合同、验收入库单据为主体的控制系统。加强对请购、采购、验收、付款等环节的相互制约和监督。只有样,才能有效地堵塞采购与付款业务过程中的漏洞,消除隐患,保护医院财产安全,防止舞弊行为的发生,促进市场经济的健康发展。在实际工作中,医院应根据采购与付款业务基本特点,不断完善、修订其内部会计控制制度,保证医院经营活动有效、高效运行。

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