采购活动的关键控制点

    (四)采购与付款业务合同订单关键控制点
    采购与付款合同是具有法律效力的文件，企业在进行采购业务时必须对采购与付款合同重点控制，对合同的关键控制点有：在与供货商签订采购合同时，要在合同中明确自身的权利和义务，并签订补充条款，尽量降低企业的采购风险；另外，企业的采购部门还要注意供应商签署的合同是否具有法律效力，必要的情况下可聘请律师参与合同的签订过程；最后，采购部门要及时将签署的采购与付款合同送交企业的保管部门备案，并进行严格的保管。
采购与付款业务的订单是整个业务过程中最常见、最重要的凭证之一，在订单中主要包括了以下内容：采购商品的数量、规格；采购时间和货款总价格，以及有关的税费附件等。企业对订单控制的关键点有：加强订单的审批控制，审核人员要审查订单的内容是否完整、合规合法；及时将订单传递到企业的财务、仓库等管理部门，进行有关的核算和记录；妥善保管采购订单，企业的内部审计部门要定期对订单内容进行审计。

    (五)采购物料的验收入库控制
    采购物料的验收入库控制的关键点主要有：编制入库商品清单，进行采购商品的验收、检查采购商品的入库存放情况、对收货的过程进行控制和及时传递采购业务信息。
    1．编制入库商品清单记录
    企业的采购部门应该按照采购订单或者采购合同编制采购商品入库明细单，并对这些单据进行连续编号，经过主管部门的审核后归档保管。清单记录的内容要与订货单的内容相一致。
    2．采购商品的验收过程控制
采购商品验收控制的关键点主要有：将实际到库的采购商品发货单和订单进行核对，并清点采购商品的数量；按照采购合同的标准，对到库的采购商品进行质量检验，主要考察商品的外形是否有损坏、新旧程度和规格等；对于采购的设备等需要测试的商品，要由专门的技术人员进行调试，对于发现的问题及时上报并由采购部门和供应商取得联系。
采购商品的验收过程还要注意整个过程的衔接和协调，首先真实的订购单说明企业已经授权验收部门负责接受供应商发运来的商品，这为以后的工作提供了组织基础。其次，采购商品的验收工作要由独立于请购、采购和会计部门的人员担任，这是验收活动的人员基础。最后就是验收部门的工作过程，验收部门要按照订单上的数量和质量标准，对采购商品执行验收程序。验收部门应该核对实际收到的商品与采购订单上的要求是否相符，如商品的规格、数量、到货时间等，然后要检查商品在运输过程中有无损坏。对于需要安装或测试的设备，验收部门在进行了初步验收后，企业的技术部门要委派专门的技术人员对设备等采购商品进行检验、安装或测试，并根据测试情况出具质量验收意见。如果采购商品可以由业务部门直接使用，则控制程序就相对简单，在验收部门完成验收工作后，使用部门及时按照原来提出的采购申请和供应商的发票填制收货报告单，并由部门主管签字确认。
验收后，验收部门应对已收货的每张订货单编制一式多联、预先编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。验收人员将货品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收，以确立他们对所采购的资产应负的保管责任。验收人员还应将其中的一联验收单送交会计部门。
    3．对收货过程的控制
    在收货环节，企业的仓库和采购部门要做好相应的职务分离工作，收货负责人应该和采购人员进行职务分离，验收职责还要独立于仓库保管和记录职责；验收部门要认真检查到货的数量等，要保证货物在验收过程中的安全和质量，防止损坏；负责收货的人员在执行了有关的检查程序之后，就要根据实际收货结果编制收货凭证，并将供应商提供的凭证或单据作为附件随企业的收货凭证一起进行传递；收货过程中可能出现实际情况与订单的差异，分为正常差异和非正常差异，企业应该规定正常差异的货物价值，对于正常的损耗企业的收货人员有权直接进行处理，而对于超过限额的非正常差异，收货人员必须向上级主管报告，再进行处理；企业的收货人员要随时关注同种类型采购商品的到库和末到库情况，并编制有关的记录。
    4．检查收入采购商品的存放情况
企业的仓库管理部门首先要将已经检验的和未经检验的采购商品进行分离存放，防止将未经检验的采购商品投入使用过程，从而造成损失；仓库管理部门和人员还要根据采购商品的性质、环境要求以及使用情况对其存放进行分类，例如，常用的采购商品应该存放在较易挪动、距离生产地点较近的仓库，对于易燃、怕水的采购商品应该考察存放环境的安全性。企业的仓库管理人员同时还要做好采购商品存放情况的记录，在记录中应该包括两个方面的内容，第一，按照类别、仓库或其他标准记录采购存货的存放情况和数量、规格等信息；第二，记录保管存货的人员责任的履行情况，对各个仓库管理人员形成监督。
    5．采购验收信息的及时传递控制
    采购部门将采购商品交给验收或仓库管理部门时，同时也将有关采购活动的信息通过有关的合同、凭证和单据传递给了企业的各个业务部门。企业对采购验收信息的控制重点在于：企业的各业务人员要及时将采购验收活动过程中形成的流程记录和分析记录和信息反馈到企业的其他业务部门；仓库管理部门要将验收过程中的成本费用和资金使用信息传递给企业的会计部门，进行及时的核算；验收过程的参与人员要将需要经过审批程序的业务活动文件交给主管部门进行审批和记录。

    (六)采购与付款业务的记录控制
采购业务过程中的记录控制包括会计记录控制和一般管理记录控制两种类型，会计记录控制是指对于在采购业务过程中形成的企业负债和资金收付事项进行会计核算的记录。一般管理记录是指除财务会计记录之外的管理信息记录，主要是企业采购活动过程中各业务程序执行时形成的记录。
    1．会计记录控制
    采购业务中最重要的记录就是应付账款、应付票据的会计控制，应付账款是记录采购业务过程中负债和资金占用情况的主要记录，对应付账款记录控制的重点有：应付账款的记录职务必须和采购、验收、请购、付款、审批、复核等职务相分离，保证采购业务的会计记录真实、可靠；应付账款的有关凭证和单据必须经过必要的审核程序才能作为登记账簿的依据，这些原始凭证主要包括采购部门的订单和付款通知单和验收部门的验收单等；如果供应商为企业提供了提前付款的折扣条件，会计部门要对折扣条件进行分析，争取最大的经济效益，同时对企业享有的折扣进行记录与核算；采购业务结束后供应商会向企业发来采购商品对账单，企业的会计人员要将有关的会计凭证、账簿与对账单进行核对，检查企业的记录控制是否存在错误；企业一般都会在经常发生交易的供应商处存放一定的预付账款，企业的会计部门要记录预付账款的使用情况。
    2．一般管理记录控制
  企业在进行采购业务时，会随着业务程序的进行产生一些凭证、票据记录，这些资料都能够为企业进行采购业务管理提供信息。主要的记录包括以下几种：
    (1)采购申请单。采购申请单由采购商品的使用部门编制，经过本部门主管的审批后送交到采购部门，各部门的采购单要进行连续编号。请购单的内容主要包括：采购商品的需求数量、库存量、准备采购数量和规格等。
    (2)采购订货单。采购部门要根据采购预算以及与供应商签订的采购合同，编制订货单。订货单的主要内容包括：所需商品的采购数量、质量要求、规格、采购单价和有关费用，还要对结算方式、采购截止日期进行说明。
    (3)采购商品验收单。仓库管理部门要根据采购商品的验收情况填写验收单，并提出验收意见。验收单的主要内容是：收到商品的数量、质量、各级别商品的比例等。
    (4)退货退款记录单。采购商品经过验收后，如果发现了购入商品存在质量或数量等问题，企业的采购、验收部门要合作填写退货退款通知单，其主要的内容有：采购合同编号和内容摘要、退货商品的数量、质量、金额等信息以及企业提出退货的原因。

    (七)采购与付款业务的职务分离控制
采购与付款业务的关键控制点还包括不相容职务分离控制，在前面的内容中作过简要和分散的介绍，在此对主要的关键控制点作系统分析。采购与付款业务的不相容职务包括：
    1．请购与审批
    企业的采购申请应该由商品的使用部门提出，例如企业的生产、行政管理和销售等部门，这些部门应该独立于请购业务审批部门，即采购部门，同时请购部门的负责人和业务人员不得在审批部门兼职或进行代理业务。
    2．采购合同的签订和审核、复核
    采购合同是由采购人员和供应商签订的采购协议，为了有效制衡采购人员的行为，同时也是为了减少采购合同签订过程中的漏洞，企业应该对采购合同的签订进行复核或审核。审核和执行是典型的不相容职务，所以采购合同的签订、谈判等职务应该与合同审核、复核职务相分离。
    3．采购价格的确定和供应商的选择
企业在确定采购供应商之前都要进行必要的询价过程，即向主要的供应商征询采购商品价格，报价的高低决定了企业采购价格和采购成本。而供应商的选择在很大程度上取决于报价的高低。如果将这两项业务的决定权交给同一人员或部门，就可能出现和供应商串通压低报价从而获取个人利益的现象。
    4．采购与验收
    采购人员执行采购业务的全过程，应该对采购商品的质量、采购活动的经济效益承担责任，而验收部门负责对采购商品的质量进行检验并出具验收报告，从而形成了对采购业务活动的监督。如果两种职务集中到一起就可能出现采购人员降低对采购商品的质量要求而从中牟利，所以，采购与验收业务必须分离。
    5．采购、验收和对其的记录
    采购业务、验收业务的记录和业务活动本身是不相容职务，所以采购业务的执行、采购商品验收人员不得担任相应的记录工作，包括管理记录和会计记录。
    6．付款执行和付款业务审批
企业应该加强采购业务的资金管理，采购业务的付款需要事先得到审批人员的批准，这样就形成了审批和执行的相互制衡关系。付款的审批职务必须和执行职务相分离，另外，付款审批人员和付款执行人员不得兼任询价和供应商选择职务，这体现了内部会计控制中事权与财权相分离的原则。